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Ejecución Simple. ¿Cómo creas un equipo de Alto Desempeño?
Sin un sistema de ejecución, los miembros del equipo trabajan en la niebla. Un profesional de Alto Valor que puede inculcar y administrar un sistema de ejecución levanta la niebla y trae la luz. Cada año se desperdicia una enorme cantidad de energía por falta de un buen sistema de ejecución. El proceso de ejecución lo transformará en el miembro del equipo que toda organización necesita, un miembro del equipo que puede hacer que las cosas sucedan.
Los pasos para una buena ejecución son:
1. Realizar una reunión de Lanzamiento. Realizar una reunión de lanzamiento para lanzar el proyecto o iniciativa. La forma de hacer que las cosas sucedan es dividir el proyecto en sus partes y luego gestionar la finalización de esas partes utilizando un sistema de ejecución. Lo primero que debe hacer en su “reunión de lanzamiento” es completar una hoja de trabajo de “alcance del proyecto”. 1. Establezca una visión clara del éxito. En un lenguaje claro como el cristal, defina exactamente lo que debe hacerse. Asegúrese de que el éxito sea medible, de modo que sepa exactamente cuándo se logra. 2. Asignar a los líderes. Asegúrese de que cada aspecto del proyecto tenga un líder claramente asignado. Alguien debería ser directamente responsable si un componente del proyecto no se cumple. 3. Identificar los recursos necesarios. Enumere todos los recursos que usted y su equipo necesitarán para realizar este proyecto. Asignar personas para recolectar esos recursos. 4. Cree una línea de tiempo con “hitos” clave. En un lugar público, muestre una línea de tiempo de cuándo se lograrán los principales hitos. Cada persona debe saber de qué parte del proyecto es directamente responsable. Cuándo debe hacerse y por qué es importante. La claridad es un requisito previo para el compromiso. A menos que tenga claro lo que debe hacerse, quién lo hará y cuándo, el proyecto fracasará.
2. Inculcar la “hoja de seguimiento”. Haga que cada miembro del equipo complete una “Hoja personalizada de seguimiento”. Después de lanzar el proyecto, todos los miembros de su equipo deben tener dos cosas claras: Las prioridades de su departamento y sus prioridades personales. Es una buena idea que cada miembro del equipo complete la “hoja de seguimiento” durante la reunión de lanzamiento. A medida que el proyecto evoluciona y se completan más y más tareas, las prioridades cambiarán. En el torbellino de teléfonos que suenan y las fechas límite se acercan, el cerebro tiene dificultades para recordar lo que importa. Cada una de las “hojas de seguimiento” debe ser intencionalmente simple, Usted y los miembros de su equipo simplemente revisarán la “visión clara del éxito” determinada durante la reunión de lanzamiento. Colgar la “hoja de seguimiento” de cada miembro del equipo en un lugar público, permite que los equipos analicen constantemente las prioridades de los demás para invitar a recibir comentarios y hacer que todos se responsabilicen de cumplirlas. Una vez que las “hojas de seguimiento” estén completas, todos sabrán y serán responsables de realizar una tarea muy específica.
3. Realice “controles de velocidad” semanales. Muchos proyectos mueren directamente después de su lanzamiento. Esto sucede por dos razones: 1. Las personas se distraen con otras tareas y obligaciones importantes y 2. La gente olvida los detalles y la importancia del nuevo proyecto. Para lograr la “visión clara del éxito”, será necesario crear rutinas y hábitos, todos diseñados para terminar el trabajo. Para convertir las acciones en hábitos, cada miembro pertinente de un equipo debe revisar sus acciones y prioridades en una reunión semanal llamada “control de velocidad”. Piense en un control de velocidad como un grupo en un partido de fútbol, Esta no es una sesión de estrategia, esta es una reunión rápida para asegurarse de que todos en el equipo conozcan el juego y su papel específico. Mantenga el “control de velocidad” a una hora fija cada semana y no se lo salte. Asegúrese de que todos los miembros del equipo tengan su “Hoja de seguimiento”con ellos durante la reunión. Asegúrese de que cada miembro del equipo haya preparado respuestas escritas a las preguntas de rutina que se hacen cada semana. Hacer que los miembros de su equipo vengan preparados con declaraciones escritas, asegura que la reunión sea breve y que se recuerden las acciones necesarias. Uno de los trabajos de un líder es eliminar los bloqueadores que impiden que los miembros del equipo progresen. Un miembro del equipo debe salir de una reunión sintiéndose inspirado y dirigido. El “control de velocidad” no debe durar más de veinte minutos, por lo que es mejor hacerlo estando de pie. Es fundamental no perderse ni saltarse las reuniones. Si un proyecto es crítico o durante una crisis, considere realizar controles de velocidad todos los días en lugar de una vez a la semana. Si no realiza las reuniones de “control de velocidad”, su plan de ejecución no funcionará y es probable que su proyecto o iniciativa muera. Se debe mantener el impulso, y los “controles de velocidad” de rutina son la forma en que se mantiene ese impulso.
4. Mantenga la puntuación y mida su éxito. Esperar que las personas sobresalgan sin darles una forma de medir su progreso afectará negativamente la moral. El cuarto aspecto del marco de ejecución, entonces, es crear un cuadro de indicadores público. ¿Cuántas llamadas de ventas se esperaba que hiciera cada miembro del equipo de ventas esta semana y cómo les fue?; ¿Cuántas horas se suponía que debían dedicar los miembros del equipo de contenido a escribir contenido nuevo?; ¿Cuántos tickets de servicio al cliente pudieron responder los representantes de servicio al cliente?, etc. Para crear un cuadro de indicadores, siéntese con cada miembro del equipo y analice las prioridades de su departamento. Divida esas prioridades en una tarea repetible que, si se logra, garantizará que esas prioridades se cumplan. Luego mida esas tareas repetibles en un marcador. Trabaje con los miembros de su equipo para crear el cuadro de indicadores del departamento. Asegúrese de incluir una breve revisión del marcador en su “control de velocidad semanal”. A nadie le gusta correr en una densa niebla, Quieren saber dónde y qué tan rápido van en función de los puntos visibles de demarcación.
5. Celebra las victorias de tu equipo. Para liderar un sistema de ejecución, es importante que celebremos las victorias de nuestro equipo y afirmar su transformación en profesionales de Alto Valor. Crear una rutina de celebración de victorias es fundamental para el éxito de un equipo. Lamentablemente, muchos líderes competitivos no notan las victorias. Hace sentido, Debido a que estamos tan enganchados a ganar, cuando finalmente logramos nuestro objetivo, no perdemos tiempo celebrando y simplemente pasamos al siguiente desafío. Pero la mayoría de la gente no está tan motivada, ellos necesitan ser reconocidos. Celebrar las victorias es una rutina crítica y necesaria si queremos desarrollar a nuestra gente. Debemos empezar a notar las victorias, para hacer esto, usamos nuestros marcadores. Cuando superamos una medida en nuestro marcador, celebramos. En segundo lugar, tenemos que recordar estas victorias, si se alcanza un objetivo importante, mensual y general de la empresa, y puede ser necesario un almuerzo en la oficina, un pastel, o algo por el estilo. En tercer lugar, deberás reconocer específicamente a aquellos que son directamente responsables de la victoria, esta es tu oportunidad de mirar a los héroes a los ojos y afirmar su transformación. Hágales saber que han cambiado y se han vuelto aún más valiosos para el equipo. Si celebras las victorias y aprendes de las actuaciones decepcionantes, el equipo evolucionará y mejorará constantemente. Mantener un marcador y celebrar las victorias hace que el trabajo sea divertido, productivo y transformador.
Existe un gran diferencia entre lo que plateamos en un plan estratégico y lo que verdaderamente se implementa. Para asegurar un “ejecución impecable” debemos hacer el hábito de utilizar estas herramientas en todas las gerencias encargadas de la implementación. Una vez hagamos de la “ejecución implacable” una rutina, comenzaremos a disfrutar de los beneficios que invariablemente vendrán acompañados de la misma.
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